Baby Boomers Redden POP: Communicatie en Gebruikersgemak als Kritische Succesfactoren
| Auteur | Jacco van den Berg en Frank Roders |
| Organisatie | Van den Berg Training & Advies en Compagnon |
In het voorjaar van 2005 schreef ik het artikel POP wankelend naar 2006 en deze prikkelende titel is de waarheid gebleken. Het voeren van POP-gesprekken staat al meer dan twee jaar onder grote druk. Hoewel de economie van Nederland uit het dal kruipt staan verkopen, efficiencyslagen maken en nieuwe markten veroveren toch nog steeds hoger op allerlei actielijstjes van managers, dan het voeren van gesprekken met medewerkers. Omdat de krapte op de arbeidsmarkt zich weer aandient en vanaf 2007 de baby-boomers in grote getalen met pensioen gaan, komt het binden en boeien van medewerkers weer (!) hoog op de agenda te staan. POP zal hierin haar waarde weer gaan bewijzen. Gebruikersgemak door internettoepassingen en een goede communicatie zijn twee kritische succesfactoren om de revival van POP in goede banen te leiden.
Oorlog op de arbeidsmarkt
Geloof het of niet, sommige beleidsmakers waarschuwen al een aantal jaren voor hectische tijden op de arbeidsmarkt zoals die in Nederland nog niet eerder zijn voorgekomen. Volgens de kenners staan we aan de vooravond van een pensioneringsgolf die met een massale uitstroom van 25 à 30 procent omstreeks 2010 haar hoogte punt zal bereiken. De huidige werkloosheidscijfers stellen dan niet veel voor wanneer deze worden vergeleken met het gapend gat dat achterblijft. Het binden en boeien van medewerkers zal weer hoog op de agenda staan en POP zal afgestoft en wel weer uit de oude doos worden gehaald.
Nederlandse bedrijven doen er goed aan om snel goed personeel aan zich te binden, voordat de arbeidsmarkt te krap wordt. Nu de economie zich herstelt, is dat de manier om toekomstige groei te waarborgen.
Bron: bedrijfsbarometer Ernst & Young, mei 2006
Geen kunst, wel een kunde
Een Persoonlijk OntwikkelingsPlan (hierna POP) komt tot stand in een gesprek tussen leidinggevende en medewerker en is gericht op het stimuleren van de persoonlijke ontwikkeling van laatstgenoemde. Namen voor dit gesprek die veel in de praktijk worden genoemd zijn: POP-gesprek, loopbaangesprek, ontwikkelingsgesprek, loopbaanevaluatiegesprek en persoonlijk ontwikkelingsgesprek. Echter, in de meeste organisaties maakt het POP (weer) onderdeel uit van het functioneringsgesprek.
Of POP ook daadwerkelijk een succes is, kan in kaart worden gebracht met de formule E = K x A (Effect = Kwaliteit x Acceptatie). In de praktijk blijkt dat kwaliteit van het systeem wel voldoende is, maar dat het velen malen eenvoudiger kan. Helaas constateren wij dat door onvoldoende communicatie de acceptatie bij de gesprekspartners eveneens onvoldoende is. Samengevat is het geen kunst om een systeem te ontwikkelen, maar is het wel een kunde dat alle betrokkenen succesvol en effectief met POP kunnen werken.
Eenvoud kenmerkt de meester Formulier
Als in een POP afspraken worden vastgelegd over de ontwikkeling binnen de huidige functie en de loopbaan binnen de afdeling van de organisatie worden besproken, zijn dit ‘slechts’ de onderdelen van het formulier. Het formulier beslaat dus één A4 met de onderdelen huidige functie, loopbaan en afspraken.
De discussie over ‘de wijn en de zakken’ laaide ook bij POP weer op. Op zich is een POP nieuw, de uitgangspunten erachter niet. Het bespreken van de persoonlijke ontwikkeling was vaak een onderwerp in het functioneringsgesprek. Verplicht of niet, de praktijk leerde dat dit onderdeel niet of nauwelijks aan bod kwam. En als het al aan bod kwam was het van beide kanten niet of onvoldoende voorbereidt en waren de gemaakte afspraken te weinig doordacht (te veel op de korte termijn en binnen de functie). In veel organisaties komt door een POP in een functioneringsgesprek de ontwikkeling van de medewerker nadrukkelijker, meer gestructureerd en doordachter aan de orde.
Voorbereidingsvragenlijsten
Een goede voorbereiding is het halve werk en spaart tijd uit. Hier bewijzen voorbereidingsformulieren hun waarde. Voorafgaande aan het gesprek denken leidinggevenden en medewerkers na over hun antwoorden op een aantal vragen. Een dergelijke aanpak komt ook het tweerichtingsverkeer, dat is één van de kenmerken bij het opstellen van een POP, ten goede.
Praten over de toekomst van medewerkers dwingt de leidinggevende na te denken over de toekomst van zijn/ haar afdeling. De huidige stand van zaken is uiteraard het vertrekpunt. Informatiebronnen zijn onder andere: missie en strategie, kadernota’s, meerjarenbeleidsplannen van de eigen afdeling en de uitkomsten van bijvoorbeeld beoordelingsgespreksrondes. De medewerker krijgt hierdoor zicht op de stroommogelijkheden (‘bewegingsruimte’) binnen de afdeling.
E-POP, de techniek staat voor niets
Steeds meer organisaties kiezen voor een intranettoepassing om hun medewerkers te faciliteren bij loopbaanvraagstukken. Testen en opdrachten bieden de gebruikers zicht op antwoorden op vragen als ‘wie ben ik, wat kan ik en wat wil ik?’. Loopbaanadviesbureaus schieten als paddestoelen uit de grond en wervings & sectiebureaus, die vissen in een steeds leger wordende vijver met geschikte mensen, breiden hun dienstenpakket uit met digitale loopbaancentra voor hun klanten. Met een druk op de knop kan op internet informatie worden gevonden over alle aspecten die voor de loopbaan van de medewerker van belang zijn: van allerlei (zelf) testen, via input voor sollicitatiebrieven en -gesprekken tot en met een actieplan. Tegemoet komend aan de wens van het individu om ‘eerst en veilig’ achter de pc met de eigen persoonlijke- en professionele ontwikkeling aan de slag te gaan, is E-POP niet alleen een onomkeerbaar proces, maar ook een kritische succesfactor.
Wat de boer niet kent eet hij niet
De tijd dat allerlei waarom-vragen, met daarom-antwoorden konden worden beantwoord ligt ver achter ons. Maar wat de boer niet kent eet hij niet, is nog van alle dag. Het is velen malen effectiever te achterhalen waarom bepaalde zaken niet gedaan worden of van de grond komen. Vaak resulteert dit in een opsomming van allerlei On-redenen: Onkunde, Onzekerheid, Onwil, Onwenselijk, Onwetendheid et cetera. Een heldere communicatie neemt veel On-redenen weg om het gesprek niet te voeren. Hieronder een palet aan communicatiemiddelen om het draagvlak voor het POP-gesprek te vergroten.
Handleiding
Een formulier kan niet zonder een handleiding waar de aanleiding en het doel van POP in de organisatie wordt beschreven en het formulier wordt toegelicht. Ook zijn in een handleiding antwoorden op de onderstaande vragen terug te vinden:
- wat is de aanleiding voor en het doel van POP?
- wat is de relatie en het verschil met andere personeelsinstrumenten?
- wat zijn de voordelen voor de medewerkers?
- hoe vaak wordt het gesprek gevoerd?
Training leidinggevenden
In een training worden leidinggevenden getraind in het voorbereiden en voeren van POP-gesprekken. Om hun praktijk zo dicht mogelijk te benaderen denken zij voorafgaande aan de training na over een POP-gesprek dat zij met één van hun medewerkers gaan voeren. Een belangrijk onderdeel in het programma is de discussie (resulterend in bindende afspraken) over wat zij gaan doen om POP binnen hun afdeling tot een succes te maken.
Workshops voor medewerkers
De praktijk leert dat medewerkers zelden worden getraind in het voeren van welke gesprekken dan ook. Wel kiezen organisaties er steeds meer voor hen in een korte workshop te informeren. Zo’n programma kan er als volgt uitzien.
Schrijven van een makkelijk leesbare flyer
Het is onze ervaring dat medewerkers de handleiding niet of nauwelijks lezen. Wat zij wel lezen is een makkelijk leesbare flyer waarin zij kennis kunnen nemen van de ‘ins en outs’ van de gesprekken, hoe zij zich goed kunnen voorbereiden en hoe zij de gesprekken kunnen voeren. Daarin staan ook de voordelen voor medewerkers als ze de gesprekken adequaat voeren.
Schrijven van een boekje ‘De twintig meest gestelde vragen over POP’
In trainingen en bij workshops stellen deelnemers vaak vragen waarvan het antwoord niet is terug te vinden in de handleiding of flyer. Deze vragen worden verzameld en samen met de antwoorden ‘gebundeld’ in een boekje of op intranet geplaatst. Hierdoor ontstaat een eenduidig antwoord op de vragen en informeert de organisatie nog een keer over de ‘ins en outs’ van de gesprekken. Door regelmatig dit boekje te updaten blijft POP ook nog eens blijvend onder de aandacht van zowel de medewerkers als de leidinggevenden.
De groei van de economie leidt tot een ‘gevecht’ om goed personeel. Als dan met veel moeite aangenomen personeel door de achterdeur vertrekt, dweil je als organisatie met de kraan open. Door tijd, aandacht en ruimte voor persoonlijke- en professionele ontwikkeling kunnen organisaties haar medewerkers voor een langere tijd boeien en dus binden. Het POP blijft hiervoor een uitstekend instrument. Eenvoud, gebruikersgemak (door intranettoepassingen) en een goede communicatie zijn kritische factoren om de revival van POP in goede banen te leiden. Dit artikel beschrijft een aantal mogelijkheden. Maar er is natuurlijk meer voor nodig. Zo worden alle goede initiatieven in de kiem gesmoord bij het ontbreken van voorbeeldgedrag. Ondersteuning van het topmanagement in woorden maar zeker met daden is een andere belangrijke kritische succesfactor.
Over de auteurs:
Jacco van den Berg is directeur van Van den Berg Training & Advies, een bureau dat traint en adviseert op het gebied van leidinggeven en management, personeelsmanagement en commercieel handelen. Hij is in meer dan honderd organisaties betrokken geweest bij de ontwikkeling, implementatie en evaluatie van systemen van Performance- en competentiemanagement. Van den Berg is hoofdredacteur van het praktijkboek Personeel, Organisatie en Ontwikkeling en met acht relaties schreef hij het boek POP in Nederland.
Bezoek voor meer informatie de website www.vandenbergtraining.nl of email naar info@vandenbergtraining.nl
Frank Roders is directeur van Compagnon. Compagnon is de specialist voor P&O Professionals, vast en tijdelijk, en P&O Projecten van instroom tot uitstroom.
Surf naar www.compagnon.com voor informatie over het digitale loopbaancentrum
Voor meer informatie
Van den Broek en Partners